SharePoint: Dateien offline nutzen mit Groove

Die Offline-Nutzung von Nicht-Office-Dokumenten wurde leider nur unzureichend gelöst. Dass Sie diese dennoch offline bearbeiten können wird mit dem Werkzeug "Groove" erklÀrt.

Der Einsatz von Sharepoint Server (MOSS) ist in vielen Unternehmen aufgrund seiner engen Office-Integration sehr beliebt. Obwohl dies zufriedenstellend gelöst wurde, ist gerade die Offline-Nutzung von Nicht-Office-Dokumenten Ă€ußerst dĂŒrftig. Der Artikel stellt mit dem Einsatz von MS-Groove (Bestandteil des MS-Office Enterprise-Paketes) eine ĂŒberzeugende Alternative vor.

Als einer der herausragenden Möglichkeiten unter SharePoint gilt die verbesserte Zusammenarbeit zwischen Teilnehmern innerhalb einer Organisation. Darunter fĂ€llt die Bereitstellung gemeinsamer Dokumente, welche via Outlook auch Offline zur VerfĂŒgung gestellt und synchronisiert werden können. Dies funktioniert jedoch nur fĂŒr MS-Office-Dateien. Wollen Sie auch Nicht-Office-Dateien synchronisieren mĂŒssen Sie nicht einen umstĂ€ndlichen Work-Around anwenden oder gar ĂŒber Alternativen zu SharePoint nachdenken. Denn im Schatten der „großen“ Office-Anwendungen tummelt sich ein nĂŒtzliches Werkzeug, was sich eines genaueren Blickes lohnt.

Groove heißt dieses Werkzeug und bietet allerhand Funktionen. Die Wichtigste gleich vorweg: sie hebt die BeschrĂ€nkungen der Offline-Synchronisation von Dateien auf. Der folgende Screenshot, zeigt wie sich dem Anwender der Zugriff auf eine Dokumentenbibliothek darstellt.

Groove Arbeitsbereiche: SharePoint

Ähnlich zum Datei-Explorer teilt sich die Bedienung in zwei Bereiche auf und bietet die gleiche FunktionalitĂ€t, wie etwa Dateien löschen, hinzufĂŒgen, Drag & Drop, usw. Durch einen Klick auf den Button „Jetzt synchronisieren
“ erfolgt der Abgleich mit dem SharePoint-Server und die Dokumente stehen allen Abonnenten der Bibliothek zur VerfĂŒgung.

Neben dem Datei-Austausch können Anwender auch ohne SharePoint Dateien austauschen. Dies macht vor allem in zwei FĂ€llen Sinn: zum einen wenn kein SharePoint-Server zur VerfĂŒgung steht und zum anderen wenn Teilnehmer außerhalb einer Organisation Zugriff auf den SharePoint erhalten sollten. Mittels einer speziell aufzusetzenden Infrastruktur können damit auch Externe in Gruppenarbeitsbereiche angegliedert werden und eine gemeinsame Datei-Nutzung wird damit deutlich komfortabler. Eine sichere Übertragung wird durch AES-VerschlĂŒsselung sichergestellt. Ein großer Nachteil ist jedoch, dass in der aktuellen Version die Zugriffskontrolle auf Dokumente innerhalb des SharePoint nicht in Groove realisiert wird, d. h. in SharePoint gesperrte Dokumente werden trotzdem auf Groove synchronisiert und sind damit fĂŒr alle lesbar bzw. bearbeitbar.

Groove wird mit Erscheinen der MS-Office-Version 2010 am 12. Mai in „SharePoint Workspace“ umbenannt.

Zusammenfassung
Groove ist Bestandteil des MS-Office 2007 Enterprise

  • mit SharePoint können nur MS-Office-Dateien offline geĂ€ndert und synchronsisiert werden
  • mit Groove können hingegen alle Arten von Dateien

[UPDATE]
In einem weiteren Artikel erklÀren wir Ihnen wie Sie den Abgleich automatisieren können, so dass dies komfortabel im Hintergrund geschieht.