SharePoint: Dateien offline nutzen mit Groove

Die Offline-Nutzung von Nicht-Office-Dokumenten wurde leider nur unzureichend gelöst. Dass Sie diese dennoch offline bearbeiten können wird mit dem Werkzeug "Groove" erklärt.

Der Einsatz von Sharepoint Server (MOSS) ist in vielen Unternehmen aufgrund seiner engen Office-Integration sehr beliebt. Obwohl dies zufriedenstellend gel√∂st wurde, ist gerade die Offline-Nutzung von Nicht-Office-Dokumenten √§u√üerst d√ľrftig. Der Artikel stellt mit dem Einsatz von MS-Groove (Bestandteil des MS-Office Enterprise-Paketes) eine √ľberzeugende Alternative vor.

Als einer der herausragenden M√∂glichkeiten unter SharePoint gilt die verbesserte Zusammenarbeit zwischen Teilnehmern innerhalb einer Organisation. Darunter f√§llt die Bereitstellung gemeinsamer Dokumente, welche via Outlook auch Offline zur Verf√ľgung gestellt und synchronisiert werden k√∂nnen. Dies funktioniert jedoch nur f√ľr MS-Office-Dateien. Wollen Sie auch Nicht-Office-Dateien synchronisieren m√ľssen Sie nicht einen umst√§ndlichen Work-Around anwenden oder gar √ľber Alternativen zu SharePoint nachdenken. Denn im Schatten der ‚Äěgro√üen‚Äú Office-Anwendungen tummelt sich ein n√ľtzliches Werkzeug, was sich eines genaueren Blickes lohnt.

Groove heißt dieses Werkzeug und bietet allerhand Funktionen. Die Wichtigste gleich vorweg: sie hebt die Beschränkungen der Offline-Synchronisation von Dateien auf. Der folgende Screenshot, zeigt wie sich dem Anwender der Zugriff auf eine Dokumentenbibliothek darstellt.

Groove Arbeitsbereiche: SharePoint

√Ąhnlich zum Datei-Explorer teilt sich die Bedienung in zwei Bereiche auf und bietet die gleiche Funktionalit√§t, wie etwa Dateien l√∂schen, hinzuf√ľgen, Drag & Drop, usw. Durch einen Klick auf den Button ‚ÄěJetzt synchronisieren‚Ķ‚Äú erfolgt der Abgleich mit dem SharePoint-Server und die Dokumente stehen allen Abonnenten der Bibliothek zur Verf√ľgung.

Neben dem Datei-Austausch k√∂nnen Anwender auch ohne SharePoint Dateien austauschen. Dies macht vor allem in zwei F√§llen Sinn: zum einen wenn kein SharePoint-Server zur Verf√ľgung steht und zum anderen wenn Teilnehmer au√üerhalb einer Organisation Zugriff auf den SharePoint erhalten sollten. Mittels einer speziell aufzusetzenden Infrastruktur k√∂nnen damit auch Externe in Gruppenarbeitsbereiche angegliedert werden und eine gemeinsame Datei-Nutzung wird damit deutlich komfortabler. Eine sichere √úbertragung wird durch AES-Verschl√ľsselung sichergestellt. Ein gro√üer Nachteil ist jedoch, dass in der aktuellen Version die Zugriffskontrolle auf Dokumente innerhalb des SharePoint nicht in Groove realisiert wird, d. h. in SharePoint gesperrte Dokumente werden trotzdem auf Groove synchronisiert und sind damit f√ľr alle lesbar bzw. bearbeitbar.

Groove wird mit Erscheinen der MS-Office-Version 2010 am 12. Mai in ‚ÄěSharePoint Workspace‚Äú umbenannt.

Zusammenfassung
Groove ist Bestandteil des MS-Office 2007 Enterprise

  • mit SharePoint k√∂nnen nur MS-Office-Dateien offline ge√§ndert und synchronsisiert werden
  • mit Groove k√∂nnen hingegen alle Arten von Dateien

[UPDATE]
In einem weiteren Artikel erklären wir Ihnen wie Sie den Abgleich automatisieren können, so dass dies komfortabel im Hintergrund geschieht.