Kontakte aus Microtech b├╝ro+ mit Outlook synchronisieren

Ein Outlook Plugin, mit dem sich Anschrift aus B├╝ro Plus Next in Outlook ├╝bertragen lassen.

Als Proof-of-Concept wurde ein kleines Outlook Plugin prototypisiert, das Anschriften aus B├╝ro Plus Next per "COM-Aktiv"-Schnittstelle abfr├Ągt und in einen Kontakte-Ordner in Outlook ├╝bertr├Ągt.

Voraussetzungen:

  • B├╝ro Plus Next installiert
  • .Net 3.5 SP1 Framework
  • Outlook 2003, Outlook 2007, Outlook 2010

Das Plugin arbeitet Dialog-basiert. Nach bet├Ątigen des Buttons "Kontakte aus BPN laden" ├Âffnet der Anmelde-Dialog. Hier k├Ânnen die Zugangsdaten zu B├╝ro Plus Next konfiuriert werden. Die Zugangsdaten sind die gleichen,die normalerweise zur Anmeldung verwendet werden. "Firma" erf├Ąhrt man z.B. aus dem Hotline-Dialog von B├╝ro Plus Next (Im Menu: ? > Hotline, dann "Firmenname"). "Mandant" entspicht dem gew├Ąhlten Mandant bei der Anmeldung.
Bis auf das Passwort werden alle Felder in der Registry zwischengespeichert, so dass sie beim n├Ąchsten Aufruf nicht nochmals eingegeben werden m├╝ssen. Beim erstmaligen Synchronisieren, oder zum ├ťbertragen aller Kontakte, sollter der Haken "alle synchronisieren" gesetzt werden.

Anmelde-Dialog

Wurden alle Felder ausgef├╝llt, kann mit "Weiter" zum n├Ąchsten Dialogschritt gesprungen werden. Hier versucht der Dialog nur eine Verbindung zum B├╝ro Plus Next-Server aufzubauen. War dies erfolgreich, kann mit einem Klick auf "Weiter" die Synchronisation beginnen. War eine Anmeldung mit den eigegebenen Daten nicht m├Âglich wird der Grund im "Status"-Text angezeigt. Mit dem "Zur├╝ck"-Button gel├Ąngt man wieder zum Anmelde-Dialog und die zuvor eingegebenen Daten k├Ânnen korrigiert werden.

Verbindungs-Dialog

Im ├ťbertragen-Dialog zeigt dann eine Fortschrittsbalken an, wieviele Anschriften aus B├╝ro Plus Next bereits abgearbeitet sind. Zudem wird angezeigt, wieviele davon tats├Ąchlich nach Outlook ├╝bertragen wurden. Diese Zahlen k├Ânnen sich stark unterscheiden. Zum einen ├╝bertr├Ągt das Plugin nur Kontakte, deren ├änderungsdatum j├╝nger als der letzte Synchronisationslauf ist. Zum anderen wird gepr├╝ft ob in Outlook bereits eine Anschrift mit dem selben Namen vorhanden ist. Falls ja, werden die Datens├Ątze vereinigt.
Die Kontakte werden in Outlook nicht direkt in den prim├Ąren Kontakte-Ordner geschrieben! Um B├╝ro Plus Next-Anschriften von h├Ąndisch gepflegten Kontakten zu unterschreiden, wird ein Unterordner "Anschriften aus B├╝ro Plus Next" angelegt.

Neuer Outlook Ordner

Mit dem "Abbrechen"-Button kann die ├ťbertragung jederzeit gestoppt werden. W├Ąhrend der ├ťbertragung kann man live beobachten, wie sich der Adress-Bestand in Outlook best├Ąndig vergr├Â├čert. Gerade der erste Durchlauf kann abh├Ąngig vom Umfang der Anschriften-Tabelle in B├╝ro Plus Next lange dauern.

├ťbertragen-Dialog

Das Plugin kann hier heruntergeladen werden. Es handelt sich nur um einen Prototyp, der die generelle Machbarkeit zeigen soll. Falls Interesse an einer Weiterentwicklung oder Anpassung besteht, kontaktieren Sie mich doch einfach unverbindlich unter joachim.rosskopf@lx-networking.de.