SharePoint: Synchronisation von Dateien automatisieren

SharePoint-Dateien automatisch offline synchronisieren via WebDAV und dem kostenlosen Werkzeug SyncToy.

Die Speicherung von Dateien in SharePoint bietet viele Vorteile, jedoch sind diese alle ad absurdum wenn Anwender keinen Zugriff auf sie haben. Vor allem mobile Nutzer sind darauf angewiesen Dateien auch unterwegs nutzen, ver√§ndern oder neue hinzuf√ľgen zu k√∂nnen. Um diesen Anforderungen begegnen zu k√∂nnen, nutzen Sie entweder Helferlein wie MS-Groove (siehe Artikel) oder kommerzielle Werkzeuge, z. B. Colligo.
Der einzige Nachteil dieser Lösungen liegt darin, dass der Abgleich immer manuell vom Anwender gestartet werden muss. Wie dies automatisiert bewerkstelligt werden kann, erfahren Sie hier.

F√ľr die Realisierung der Automatisierung nutzen wir drei Komponenten: den Zugriff auf SharePoint-Dokumenten-Bibliotheken via WebDAV und zwei kostenlose Werkzeuge f√ľr die Synchronisation - SyncToy von Microsoft und WebDrive.

Als erstes richten Sie den WebDAV-Zugriff ein. W√§hlen Sie dazu in einer Dokumentenbibliothek unter "Aktionen" den Eintrag "Mit Windows Explorer √∂ffnen" (siehe Screenshot). Damit √∂ffnet sich ein Fenster des Datei-Explorers, in dem die Verzeichnisse und Dateien der Bibliothek in gewohnter Manier bearbeitet k√∂nnen. Sollen nun die Dateien lokal zur Verf√ľgung stehen, m√ľssten Sie diese manuell kopieren und Ver√§nderungen danach umst√§ndlich von Hand abgleichen. Dieses Dilemma l√∂st SyncToy. Zugriff auf eine Dokumentebibliothek via WebDAV

SyncToy ist imstande Dateien zwischen zwei Speicherorten äußerst komfortabel zu synchronisieren und bewerkstelligt dies auch automatisiert im Hintergrund. Der Screenshot zeigt wie einfach die Synchronisation eingerichtet wird.

SyncToy: Einrichten eines Synchronisations-Paares

Da allerdings SyncToy von Haus aus nur mit Verzeichnissen auf Laufwerken des Dateisystems umgehen kann, muss der WebDAV-Speicher als Laufwerk eingebunden werden. Dies ist aber gl√ľcklicherweise alles andere als ein Hexenwerk:

  • Windows 7-Nutzer: binden Sie das WebDAV-Verzeichnis als Netzlaufwerk ein.
  • F√ľr alle anderen Windows-Nutzer ist es nur geringf√ľgig aufw√§ndiger: Sofern Sie Ihren WebDAV-Speicher ohne Port-Angabe adressieren (also via Standard-Port 80) bzw. nicht √ľber https ansprechen, k√∂nnen Sie dies einfach √ľber das folgende Konsolenkommando erreichen. Sollte es nicht funktionieren liegt es daran, dass Sie eine veraltete Version des Mini-Redirectors installiert haben. Installieren Sie die aktuellste Version von der Microsoft-Seite (Link siehe unten).

net use x: 192.168.0.1/docs/dokumente

F√ľr das Kommando sind jedoch einige Fehler bekannt. Daher k√∂nnen Sie auch andere Werkzeuge nutzen, wie etwa das kostenlose WebDrive. Die Einrichtung erfolgt damit ebenfalls sehr leicht.

Sobald das WebDAV-Verzeichnis als Laufwerk angezeigt wird, kann mit SyncToy ein Synchronisierungspaar erstellt werden. Der Abgleich erfolgt ab sofort im Hintergrund automatisch.

Der einzige Nachteil von WebDrive besteht darin, dass kommerzielle Nutzer Lizenzgeb√ľhren abtreten m√ľssen. Sollten Sie eine kostenlose Anwendung mit gleicher Funktion kennen, bitten wir Sie einen Kommentar zu hinterlassen, damit andere Leser dies auch nutzen k√∂nnen.

Zusammenfassung

  • SharePoint-Bibliotheken k√∂nnen mittels WebDAV offline synchronisiert werden
  • SyncToy erkennt jedoch nur Laufwerke und keine WebDAV-Verzeichnisse
  • ab Windows 7 k√∂nnen WebDAV-Verzeichnisse als Laufwerke eingebunden werden. F√ľr alle anderen Windows-Version sind Helferwerkzeuge wie WebDrive n√∂tig

Downloads
SyncToy von Microsoft
WebDrive
Mini-Redirector von Microsoft